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我们都有一些大块的文字,我们必须定期类似你的地址,长名字或者短语。 Word中的自动图文集功能允许你存储这些文本块并快速插入几个键,因这里可以以减少时间。

自动图文集功能已经成为 Office的一部分,但现在是快速部分的一部分,它被添加到 Office 2007. 除自动图文集词条外,快速部件功能还允许你插入文档属性( 例如标题和作者) 和字段( 例如日期和页码) 。 快速零件和自动图文集词条也被称为"构建块",Word带有许多预定义的构建块。 你还可以根据需要添加任意数量的自定义构建块。

注意:我们以前已经在Word中写过关于如何从其他文档引用文本,因此你可以将可以重用内容插入到其他文档中,这些文档将自动。 在那篇文章中讨论的技巧类似于使用自动图文集词条。 但是,一旦使用自动图文集词条插入内容,在更改自动图文集条目时不会自动更新该内容。

还有其它软件,比如免费的 PhraseExpress插件,用于执行类似的任务系统。 因为它在每个应用程序中都很有用,而不仅仅是单词,自动图文集还有自己的优点,它具有比更多的格式选项,而且在任何单词都可以使用。 因此,如果不允许在工作计算机上安装第三方程序,例如你仍然可以使用自动图文集。

相关文章如何引用 Microsoft 中其他文档的文本。使用模板来确保通用布局和格式设置。

你只能在模板中存储自动图文集词条,而不能在文档本身中存储。 默认情况下,新的自动图文集条目存储在 Normal.dotm 模板中。 除非你将 Normal.dotm 模板与它的他计算机共享,否则仅限制自动图文集条目的可以用性。 你可以以将自动图文集词条添加到自定义模板中,但是我们将在本文后面讨论。

如何创建新的自动图文集词条

首先,创建一个新单词文档并输入要添加为自动图文集词条的内容( 文本,图像,表格,等等 ) 。 然后,突出显示内容并单击"插入"选项卡。

相关文章如何在中显示非打印字符。

如果希望自动图文集词条文本存储在项中所有段落的段落格式中,请确保最后段落的段落标记包含。 段落标记存储段落的格式。 在段落末尾未选择段落标记时,当插入该段落时,段落将接受周围文本的段落样式。 如果在每个段落的末尾都看不到段落标记,可以选择在选项窗口中显示它们。 自动图文集内容应用到的任何字符格式都会自动存储在自动图文集词条中。

01_entering_text_for_autotext_entry

在"文本"部分中,单击"浏览快速零件"按钮,然后在下拉菜单上将鼠标移动到"自动图文集"上。 然后,从子菜单中选择"将选定内容保存到自动图文集库"。

注意:你可以能注意到在"快速零件"菜单上可以以直接使用"将选定内容保存到快速零件库"选项。 这里选项将选定的文本添加为"快速零件"条目,而不是"自动图文集"条目。 "快速零件"还有"自动图文集autotext条目都是块。 你可以以以这种方式添加条目,但是我们将讨论如何将它添加为自动图文集条目。

02_selecting_save_selection_to_autotext_gallery

将显示"创建新的建筑块"对话框。 在"姓名"编辑框中输入自动图文集词条的NAME 。

我们建议使自动图文集词条的名称 different,因此只需键入 NAME的几个字符即可将每个条目插入到文档中。 如果多个自动图文集词条的名称非常相似,则必须键入足够的NAME,以便Word知道要插入的条目。

03_create_new_building_block_dialog

你也可以更改此项目的类别。 "类别"下拉列表provides提供了一个"创建新类别"选项,允许你将这里自动图文集词条添加到自定义类别中。 你还可以更改创建条目的"图库"。

"选项"下拉列表允许你指定如何将条目插入到文档中。 如果插入一小部分文本,如公司 NAME,请选择插入光标内联入项的内容的"仅插入内容"。 你也可以将内容作为它的自己的段落或者在它的自己的页( 。完美的创建标准封面) 中插入。

接受"保存方式"下拉列表的默认设置。 这将在你的普通模板中保存自动图文集词条。

相关文章如何在Word希望将更改保存到普通模板时得到通知

设置好新的自动图文集词条后,单击"行"。

如果关闭打开的最后一个Word文档,可能会显示下列对话框询问是否要保存对 Normal.dotm 模板的更改,如果已经打开该选项,将提示将该选项保存到普通模板窗口。 若要在" normal.dotm"模板中保存自动图文集词条,请单击"保存"。

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如何在文档中插入自动图文集词条

现在我们已经创建了一个新的自动图文集词条,让我们将它插入到文档中。 创建新的Word文档或者打开现有文档。 再次单击"插入"选项卡,并将鼠标移到下拉菜单上的"自动图文集"上。 你将注意到,你添加的自动图文集词条在"自动图文集"子菜单中直接可用。 选择它以插入该条目中的内容。

05_inserting_address

你也可以通过开始键入自动图文集词条的NAME 来插入自动图文集词条。 一个小弹出窗口显示与匹配的自动图文集词条和指令的NAME,告诉你按"输入"插入。 按"输入"将整个自动图文集词条插入到文档中。 你还可以按"f3"。

06_using_autotext_name

自动图文集词条的内容被插入,并带有原始换行符和格式。

07_address_inserted

要使自动图文集词条更快速,更容易,你可以将按钮添加到快速访问工具栏 。

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如何打开AutoComplete自动完成建议""

如果你在键入自动图文集词条 NAME 时没有看到AutoComplete建议,则可能必须打开"显示自动完成建议"选项。

打开"显示自动完成建议",打开现有的Word文档或者创建新的文档,然后单击"文件"选项卡。

09_clicking_file_tab

在后台屏幕上,单击左侧选项列表中的"选项"。

10_clicking_options

在"字词选项"对话框左侧的项目列表中单击"高级"。

11_clicking_advanced

请在"编辑选项"部分中单击"显示自动完成建议"复选框,以便在框中有复选标记。

12_turning_on_show_autocomplete_suggestions

现在,你可以以在输入自动图文集词条的部分 NAME 后按"输入"键来插入它。

如何编辑现有自动图文集词条的内容

假设你已经经移到新家,并且需要在自动图文集词条中更改你的地址。 这很容易做到。只需键入你想要它的条目,选择它,然后访问前面讨论的"自动图文集"子菜单。 选择子菜单上的"将选定内容保存到自动图文集库"选项,任何现有的自动图文集词条。

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在"姓名"编辑框中输入与现有自动图文集词条相同的NAME,然后单击"行"。

14_entering_same_name_for_autotext_entry

显示确认对话框。 单击"是"以将以前的自动图文集词条替换为新词条。

15_redefine_building_block_entry

现在,你可以将更新后的自动图文集词条插入到任何新的或者现有的Word文档中。

注意:记住,在已经插入的任何现有文档中更改自动图文集词条不会更改该条目的内容。 自动图文集条目的修订内容只在更改该项后任何时候都可以以使用。

如何编辑现有自动图文集词条的属性

除了编辑自动图文集条目的内容外,还可以以更改该项的属性,如存储的模板。类别等。

为此,创建一个新的Word文档或者打开一个现有的文档。 单击"插入"选项卡,然后单击"文本"部分中的"浏览快速零件"按钮。 在下拉菜单中选择"。构建块管理器"。

16_selecting_building_blocks_organizer

将显示"。构建块管理器"对话框。 显示所有"构建块"显示器的列表,显示每个显示的"姓名","图库","类别"和"模板"。 按照"图库"的字母顺序列出。 我们的新"地址"条目列在顶部,因为它位于"自动图文集"库中。 点击条目以选择它。 对话框右侧将显示项的预览。

选择"地址"条目后,单击"构建块"列表下面的"编辑属性"。

17_clicking_edit_properties

当你创建自动图文集条目时,将显示相同的对话框;但是,现在它被称为"修改建筑块"。 我们将更改"选项"以"在它的自己的段落中插入内容,因这里地址始终从另一行插入。 更改更改后单击"行"。

18_changing_options

再次显示确认对话框,确认你要用修订后的项目替换自动图文集词条。 单击"是"。

19_redefine_building_block_entry_again

如何删除自动图文集词条

如果发现不再需要自动图文集词条,则可以将它的从生成块的集合中删除。 若要删除自动图文集词条,请打开"。构建块管理器"对话框,如上一节所述。 选择要删除的自动图文集词条,然后单击"构建块"列表下面的"删除"。

20_clicking_delete

确认对话框会显示,询问是否要删除选定的构建块,在本例中为自动图文集条目。 单击"是"删除条目。 你将返回到"。构建块管理器"对话框。 单击"关闭"以关闭它并返回到文档。

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在使用自定义模板时,自动图文集似乎有一个怪癖。 在自定义模板中测试了自动图文集词条,但当我们基于该模板创建新文档时,自动图文集词条不可用。 但是,当我们创建基于普通模板的新文档,然后将自定义模板附加到该文档时,自动图文集词条就可用。 所以,如果要在自己的自定义模板中保存自动图文集词条,请确保在创建文档之后将该模板附加。 如果你发现其他的,请在评论中告诉我们。

相关文章使用模板来确保通用布局和格式设置。如何确定和更改哪个模板附加到Word文档文档中

旧版本的Word ( 2003和更早版本) 允许你将自动图文集词条从一个模板复制到另一个模板。 但是,在 Word 2007中,该功能已经被删除。



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